Redigir o texto de um e-mail pode parecer difícil para muitas pessoas, no começo da carreira profissional ou diante desse desafio em uma prova de redação. Porém, ao entender o objetivo e tipo de linguagem mais eficiente para esse tipo de comunicação se torna mais simples. 

O que é um e-mail pessoal formal?  

Um e-mail formal é aquele utilizado em contextos como o de trabalho ou para fazer alguma solicitação relevante. Saber como redigi-lo é essencial para transmitir a mensagem desejada para a outra parte e se fazer entender. 

Num contexto formal, quase sempre não existe familiaridade e pode ter relações hierárquicas. Trata-se de correspondências oficiais que podem ser direcionadas para clientes, fornecedores ou até mesmo dentro do ambiente acadêmico. 

E-mails formais, diferente dos informais, precisam ter uma linguagem apropriada e um texto redigido com clareza. Porém, isso não significa uma voz robótica ou rígida. Esse tipo de correspondência deve ser feita com eficiência, objetiva, criativa, cordial e branda. 

Dicas para escrever um e-mail pessoal formal

A seguir listamos dicas para redigir e-mails pessoais formais. 

1. Apresentação em um e-mail pessoal

Se você está enviando um e-mail pessoal de primeiro contato para alguém, seja um cliente, fornecedor ou professor, é importante se apresentar. Em algumas frases você deve dizer quem é e o que deseja através dessa comunicação. 

2. Comunicação clara e coerente com os clientes 

A comunicação com os clientes, especialmente quando é o primeiro contato, deve ser feita utilizando tom e formato formais. Dessa forma, a correspondência eletrônica demonstra profissionalismo e respeito. 

3. Como solicitar informações 

Faz parte do dia a dia, em empresas e no setor acadêmico, solicitar informações de empresas, colaboradores ou departamentos diferentes. Através do envio de um e-mail formal é possível garantir a comunicação. 

4. Apresentação de dados, relatórios e propostas

O e-mail pode ser utilizado para apresentar dados, relatórios e até propostas comerciais ou de realizar projetos em conjunto. Para isso é essencial que o texto do corpo do e-mail apresente as informações em tópicos tornando a leitura mais clara e objetiva. 

A divisão dos diferentes temas por tópicos é determinante para o leitor ter a ampla compreensão do contexto envolvido no e-mail. Anexar documentos e imagens que auxiliem no entendimento do tema é importante para garantir que a outra parte terá acesso a todos os dados. Escreva no corpo do e-mail que há anexos. 

5. Comunicação eficiente com superiores 

O tom mais formal é essencial para uma comunicação efetiva com pessoas em uma hierarquia superior na empresa. O uso de termos formais é especialmente interessante nos casos em que você não tem uma relação próxima com as pessoas. 

6. Respondendo e-mails formais

Se receber um e-mail em tom formal é importante manter o mesmo tom na resposta. Caso a primeira mensagem tenha alguns sinais de informalidade, você poderá manter o mesmo tom para que a conversa siga a mesma lógica. 

Estrutura para escrever um e-mail pessoal formal

Os e-mails formais, normalmente, iniciam com uma saudação seguida por uma introdução que deixa claro o propósito da mensagem. O texto do e-mail deve ser objetivo e coerente. Esse tipo de e-mail costuma ser encerrado com uma despedida e uma assinatura.  

A forma como o texto é redigido varia, de acordo com os objetivos, destinatários, motivações, contextos, entre outros. A redação de um e-mail formal demanda cuidado e atenção para ser claro e realizar uma comunicação efetiva. Abaixo listamos alguns passos que podem te ajudar.

Assunto do e-mail

Inicie redigindo o assunto do e-mail, esse tópico deve ser conciso, claro e resumir o conteúdo. Esse resumo tornará mais fácil para o destinatário compreender o propósito do e-mail facilmente além de aumentar as chances de a mensagem ser aberta. 

Não desvie do tema

Escrever com eficiência é fundamental, especialmente em contextos profissionais e acadêmicos. O ideal é ser conciso e ir direto ao ponto, sua mensagem deve ser transmitida com clareza. O texto do e-mail deve seguir a linha de raciocínio do e-mail. 

Endereçamento 

Inicie o texto com um cumprimento, o termo “Prezado(a)” seguido do nome do destinatário é bastante utilizado. Há outras opções aceitas dependendo das pessoas e da situação. 

Introdução 

A frase de introdução do e-mail deve ser curta indicando o propósito dessa comunicação. Lembre-se de seguir com educação e profissionalismo. 

Corpo do e-mail 

O texto do corpo do e-mail deve ser direto, apresente o propósito do e-mail. É importante que você evite:

• Uso de gírias;
• Uso de jargões;
• Linguagem complicada;
• Abreviações confusas;
• Falta de pontuação;
• Massas grandes de texto (o ideal é dividir em parágrafos ou tópicos). 

Caso seja necessário apresentar vários pontos ou itens, é interessante usar bullet points ou listas.

Conclusão

O texto do e-mail deve ser concluído com clareza e relembrando o leitor do que foi abordado. Para isso pode ser interessante fazer um resumo do que foi dito seguido de uma chamada à ação ou expressão que indique gratidão como, por exemplo:

• Agradeço por sua atenção;
• Aguardo sua resposta para dar sequência ao processo. 

Fechamento  

O texto do e-mail deve ser concluído com uma saudação formal e o seu nome. Para isso, você pode encerrar com um “Cordialmente”, “Sinceramente”, “Respeitosamente”. 

Assinatura 

A assinatura deve incluir:

• Seu nome completo ou seu nome e sobrenome;
• Título;
• Informações de contato como telefone, por exemplo. 

Em alguns casos pode incluir o cargo e a empresa. 

Revise

Por fim, indicamos que você revise o e-mail antes de enviá-lo para ter certeza de que está tudo certo.

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